Votre startup est en croissance et vos équipes grandissent ? Bravo, vous voilà prêts à conquérir de nouveaux horizons.
Parmi les nombreux défis qui se présenteront à vous, réussir l’intégration des nouveaux collaborateurs représente sans doute l’un des plus importants.
Attirer à soi les bonnes compétences ne suffit pas : il faut aussi les retenir !
Une intégration réussie est un gage de bonne santé pour l’entreprise. À l’inverse, l’échec d’un recrutement coûte en général 2,5 fois plus cher que le coût de la chasse. Clairement, c’est une perte de temps et d’argent, qui fragilise vos équipes, nuit à votre marque employeur et vous met en danger face à vos concurrents. En particulier dans un marché de l’emploi tendu, où la guerre des talents fait rage et déporte le rapport de force du côté des candidats. (Numeum observe ainsi un taux de turn-over compris entre 17 % et 25 % chez les acteurs du numérique).
Découvrez nos conseils pour faire de vos nouvelles recrues des membres impliqués de vos équipes, pleinement engagées à vos côtés pour le succès de votre entreprise.
Soyez humain, créez du lien
Une entreprise est un espace de lien social. Chaque collaborateur est une partie d’un tout et son engagement dépend aussi de la force du lien qui l’unit à vos équipes.
L’engagement ne se résumera jamais au contrat de travail. Créer de l’engagement, c’est tout autre chose : c’est donner envie à chaque collaborateur de mettre le meilleur de lui-même dans son travail, pas pour se faire bien voir de son employeur, mais parce qu’il s’épanouit et se sent progresser.
C’est simple : 70 % des cadres qui quittent une entreprise pendant une période d’essai le font parce qu’ils estiment n’avoir pas trouvé leur place dans leur nouvelle entreprise.
Pour éviter cet écueil, les 100 premiers jours sont cruciaux. Un nouvel arrivant doit absorber une masse d’informations impossible à assimiler dans un délai trop court. Il faut lui laisser le temps nécessaire pour s’approprier pleinement son nouvel environnement. Personne ne peut en quelques jours maîtriser de nouveaux process, un nouveau jargon, identifier tous ses nouveaux interlocuteurs. Vouloir aller trop vite peut s’avérer contre-productif, en particulier si le nouvel arrivant occupe un poste à responsabilité.
L’importance capitale des 100 premiers jours
Les 100 premiers jours visent avant tout à nouer des liens de confiance, indispensables à l’implication du nouvel arrivant et à la cohésion des équipes.
Cette confiance est d’autant plus essentielle qu’elle s’inscrit dans un contexte où la possibilité du télétravail et la recherche d’un meilleur équilibre vie professionnelle / vie privée s’impose comme un critère de choix majeur pour les candidats.
Pour créer la confiance, trois principaux objectifs peuvent être assignés à ces 100 premiers jours :
La valorisation du nouveau venu
Dans les premières semaines, un nouveau collaborateur n’est pas pleinement opérationnel. Il faut donc le mettre en situation de réaliser des quick wins, susceptibles d’asseoir sa légitimité et de démontrer sa capacité à faire avancer les choses rapidement pour lui et son équipe.
La qualité de son intégration
Se sentir intégré suppose de se projeter sur du moyen / long terme. À cet égard, il est important que le nouveau venu se sente également associé à des projets de moyen / long terme.
La personnalisation du poste
Un nouveau venu, en particulier s’il est cadre, veut aussi imprimer sa marque, son style. Une nouvelle arrivée est aussi synonyme de changement. Or tout changement génère des phénomènes de résistance, dont l’intensité est souvent proportionnelle à l’importance du changement opéré au sein d’une équipe. Il est donc essentiel de nouer avec le nouveau venu un dialogue propice à la conduite efficace du changement induit par sa venue.
Pour y parvenir, le mieux est de séquencer ces 100 premiers jours en 3 ou 4 étapes distinctes.
4 étapes pour un onboarding réussi
Avant l’arrivée du nouveau collaborateur : le pré-onboarding.
Donnez le sentiment au nouvel arrivant qu’il est attendu.
- Vérifiez que tous les documents liés à l’embauche sont finalisés (contrat de travail, mutuelle, transport). Une erreur sur le contrat de travail (salaire, fiche de poste) ne fait jamais bon effet.
- Envoyez un mail quelques jours avant l’arrivée du nouveau collaborateur pour lui rappeler l’adresse des locaux et l’horaire d’arrivée.
- Impliquez vos équipes et favorisez si possible les temps d’échange informel entre elles et le candidat.
- Installez le bureau, paramétrer l’ordinateur, les mails, les applis, etc.
- Assignez un parrain chargé d’accompagner le nouveau collaborateur dans sa prise de poste.
- Planifiez des rendez-vous avec les principaux collaborateurs en interne.
Le premier Jour : le temps de petites attentions
- Un petit cadeau de bienvenue est toujours apprécié (pourquoi pas une carte signée par toute l’équipe ?)
- Adressez un mail à toute l’entreprise pour rappeler l’arrivée d’un nouvel arrivant.
- Prévoyez un point administratif pour finaliser les aspects légaux.
- Prévoyez également un point lié au fonctionnement des outils.
- Organisez une réunion d’accueil avec l’équipe du nouveau venu.
Les 3 premiers mois : le temps de l’apprentissage
- Dès la première semaine, menez un entretien pour cadrer les objectifs des trois premiers mois.
- Prévoyez si possible un point d’étape tous les 15 jours et assurez-vous de ne pas mettre le nouvel arrivant en situation d’échec dans ses premières missions.
- Soyez attentif au traditionnel passage à vide après quelques semaines dans l’entreprise. À ce stade, les nouvelles recrues ne sont pas encore totalement opérationnelles, leurs résultats ne sont pas encore visibles, ce qui peut entamer leur motivation. Assurez-vous qu’elles comprennent bien le rôle qu’on attend d'elles et les objectifs qui leur sont assignés. Vérifiez aussi que la charge de travail est adaptée à leur niveau de poste, d’expérience et de compétences.
Au-delà des 3 premiers mois : la poursuite de l’onboarding
- 3 mois (4 mois pour les cadres), c’est aussi la fin de la première période d’essai. En cas de doute, (à moins de défaillances objectives et évidentes), l’erreur fatale serait de ne pas la renouveler. Non seulement parce que vous auriez perdu du temps et de l’argent, mais aussi parce que certains collaborateurs – parfois même les meilleurs – ont besoin de plus de temps pour trouver leurs marques et démontrer leur valeur.
- 3 mois, c’est aussi le bon moment pour établir avec votre nouvelle recrue un rapport d’étonnement. L’idée est de profiter de la fraîcheur de son regard et de ses expériences précédentes pour collecter des idées neuves et identifier les améliorations à apporter à vos propres process.
- Maintenez des points réguliers, quitte à les espacer à mesure qu’avance l’intégration de votre nouveau collaborateur. Dans tous les cas, encouragez le feed-back et l’échange sincère et honnête.
Après 4, 6, voire parfois 8 mois, le nouveau venu n’en est plus un, il fait pleinement partie de votre équipe et votre onboarding est réussi. Félicitations, vous avez bien fait votre travail.
Vous avez su y consacrer le temps nécessaire et vous bénéficiez d’un vrai retour sur investissement : augmentation progressive des performances, fidélisation et engagement du nouveau collaborateur, le tout dans une ambiance de travail positive et propice à l’esprit de camaraderie.
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