Prise de références : comment réussir ce levier essentiel de vos recrutements ?

Parfois perçue comme facultative, surtout si l’on est convaincu d’avoir choisi le bon candidat, la prise de références se révèle pourtant aussi essentielle que les entretiens de recrutement. Elle permet de valider la prise de décision, de départager les profils en short-list, mais aussi d’éclaircir d’éventuelles zones d’ombre avant de formaliser une proposition d’embauche. À condition de mener avec finesse cet exercice délicat.

 

Vous êtes parvenu au terme de votre processus de recrutement, reçu tous les candidats en entretien et fait votre choix parmi d’excellents profils. Félicitations, vous avez trouvé la perle rare ! Pourtant, ce serait une erreur d’aller trop vite et de faire l’impasse sur la prise de références. Bien souvent, cette ultime étape s’avère indispensable pour confirmer – ou infirmer – votre choix. Les recruteurs les plus expérimentés vous diront même qu’elle est obligatoire dans 100 % des cas.

 

Alors pour mettre toutes les chances de votre côté pour réussir vos prises de références, voici une liste de conseils testés et approuvés.

 

Respectez scrupuleusement le cadre légal

 

Sachez tout d’abord qu’aucune prise de références ne peut être menée à l’insu du candidat. Le Code du Travail impose de l’avertir préalablement et d’obtenir son accord.  

 

Au moment de l’échange avec le référent, il est bien sûr strictement interdit de poser la moindre question relative à la vie privée du candidat. Chacune d’elles doit avoir un « lien direct et nécessaire » avec le poste à pourvoir^*. 

*(Art L. 1221-6, L.1221-8 et L.1221-9 du Code du Travail.)

 

Définissez clairement vos objectifs et vos attentes

 

Ces précisions étant faites, au moins trois objectifs distincts peuvent être assignés à une prise de référence.

 

Soulever les zones d’ombre

 

Nous sommes tous soumis aux biais cognitifs, y compris les recruteurs les plus chevronnés. Les prises de références sont un excellent moyen de les dépasser.

 

Méfiez-vous en particulier de l’effet de halo, qui incite à généraliser un élément particulier, qu’il soit positif ou négatif. Vous avez trouvé tel candidat particulièrement brillant dans tel ou tel domaine ? Parfait, mais prenez quand même le temps de vérifier auprès des référents qu’il est également à l’aise avec les autres aspects du poste pour lequel il est pressenti.

 

Confirmer ou invalider un choix

 

Gardez-vous aussi du biais de confirmation, qui consiste à accorder la priorité aux informations qui vont confirmer vos croyances. Au contraire, mettez-vous particulièrement à l’écoute des retours contrastés. Vous aurez ainsi tous les éléments en main pour prendre la meilleure décision.

 

D’ailleurs, dans 80 % des cas, les prises de références confirmeront l’évaluation positive du profil pressenti. Un retour d’expérience négatif de la part d’un référent n’a rien de rédhibitoire. Il peut au contraire confirmer qu’un contexte d’entreprise convient mieux qu’un autre au candidat. Tant mieux si c’est le vôtre.

 

Départager les candidats en short-list

 

Accorder le temps nécessaire à la prise de références de tous les candidats en short-list est le meilleur moyen de se préserver du biais de récence. Il consiste à accorder le plus d’importance à l’évènement le plus récent… ou au dernier profil retenu. Alors qu’il est tout à fait possible que le candidat que vous avez reçu il y a déjà un mois soit le bon. Ce serait dommage de passer à côté. Les prises de références sont le meilleur moyen le rappeler à votre bon souvenir.

 

Maîtrisez l’art de poser les bonnes questions

 

Les biais s’immiscent partout. Alors autant considérer d’emblée qu’au moins 90 % des réponses que vous recevrez lors de ces échanges seront-elles aussi biaisées.

 

Abordez l’exercice avec tact et recul

 

La personne contactée peut avoir noué des liens d’affection avec le candidat. Elle aura donc tendance à le présenter sous un jour trop favorable. Elle en garde au contraire un mauvais souvenir – pour de bonnes ou mauvaises raisons – et en parlera de manière trop négative. Le plus souvent, vous serez simplement pour elle un inconnu. Elle aura donc tendance à retenir ses réponses, faute de se sentir suffisamment en confiance.

 

Créez un climat de confiance

 

Commencez par vous présenter et rassurer le référent sur le caractère confidentiel, le contexte et les objectifs de l’échange. Au-delà des questions factuelles (salaire, mission et poste du candidat dans l’entreprise référente), privilégiez les questions ouvertes, qui permettront de nouer une vraie conversation, de créer un climat de confiance et valoriseront votre interlocuteur. 

 

Associez-le au maximum à votre réflexion. Par exemple, au lieu de lui demander à si le candidat est un bon élément, demandez-lui plutôt s’il embaucherait aujourd’hui le candidat, et pourquoi ? Au lieu de demander si le candidat a connu des échecs, demandez plutôt ce qu’il aime faire et ce qu’il aime moins faire, ou dans quel domaine d’expertise il s’est montré particulièrement brillant.

 

Lisez entre les lignes

 

Enfin, n’orientez jamais votre interlocuteur. Laissez-le s’exprimer avec ses propres mots, lisez entre les lignes et développez une écoute active. Même au téléphone, un silence, un soupir, une hésitation sont très significatifs. En un mot, ne prenez jamais un seul avis pour argent comptant. Au contraire, multipliez les échanges et identifiez les éléments convergents.

 

Sélectionnez soigneusement vos référents

 

Plus le niveau de poste sur lequel vous recrutez est élevé, et plus le nombre de références doit être important. Il peut aller jusqu’à 5 pour les profils les plus expérimentés.

 

Si possible, cherchez à contacter au moins un référent qui ne figurerait pas sur la liste fournie par le candidat (bien sûr, toujours avec son accord). Privilégiez enfin les retours d’expérience des personnes qui ont tenu un rôle hiérarchique direct avec le candidat. C’est ainsi que vous obtiendrez les informations les plus fiables et utiles pour votre prise de décision finale. 

 

Vous pourrez alors formuler une proposition d’embauche avec l’assurance de ceux qui savent qu’ils ont choisi le bon candidat.